Die meisten Excel Dateien lassen sich, mit etwas initalem Aufwand, gut automatisieren.
Hier möchte ich dir aufzeigen, was wir alles umsetzen können. Ziel ist es, dass ich für jede dieser Methoden eine (Video)Anleitung erstelle, damit du diese direkt anwenden kannst.
Als erstes möchte ich dir zeigen, was für Hilfsmittel wir nutzen können:
– intelligente Tabellen
– Formeln
– Makros
– Pivot-Tabellen
– PowerQuery
– PowerBI
Intelligente Tabellen
Mit intelligenten Tabellen kannst du schon vieles einfacher gestalten. Denn diese Form von Tabelle kann dir automatisiert, gewisse Standard Auswertungen umsetzen und Diagramme erstellen. Zum Beispiel automatisch Zeilen oder Spalten berechnen (Summe, Mittelwert, etc.).
Wie du eine intelligente Tabelle erstellst, zeige ich dir hier: Intelligente Tabellen erstellen (Moni: noch verknüpfen)
Formeln
Mit Formeln können wir, in Kombination mit intelligenten Tabellen, Daten automatisch übertragen, umwandeln oder berechnen. Dazu braucht es in der Regel keine komplizierten Formeln. Häufig reichen ein paar Basis Formeln, die man geschickt miteinander kombiniert.
Die praktischsten Formeln sind aus meiner Sicht:
– SUMME()
– SUMMEWENN()
– SUMMEWENNS()
– XVERWEIS()
– ANZAHL()
– ANZAHL2()
– WENN()
– WENNS()
– FILTER()
– EINDEUTIG()
– MITTELWERT()
– MERIDIAN()
Geeignet sind Formeln bei Dateien, die vorrangig zur Datenerfassung gedacht sind, ohne grossartige Auswertungen oder Grafiken. Z.B. Kundendaten, Übersichtslisten wie Produkte etc.
Natürlich kannst du Formeln überall einsetzen wo du sie brauchst und sie hilfreich sind.
Makros
Wenn du in Dateien immer wieder gleiche Abläufe machst, wie zum Beispiel Daten von einer Zelle in eine andere zu übertragen, eine Seite als PDF zu generieren (u.v.m.), kannst du diese Schritte als Makro aufzeichnen. Dieses Makro kannst du dann einer Form zuordnen und dann per Klick auf die Form einfach starten. Ein einfaches Makro aufzuzeichnen ist schnell gemacht, einfach umzusetzen und benötigt keine Programmierkenntnisse.
Der untenstehende Link leitet dich zu YouTube weiter.
Wie du ein Makro aufzeichnen kannst, zeige ich dir hier: Makros erstellen
Pivot-Tabellen
Excel bietet uns ein Tool an, welches einfach zu bedienen ist und uns sehr viel Arbeit abnimmt. Die Rede ist von den Pivot-Tabellen. Diese erstellen anhand der Daten im angegebenen Bereich, eine Grundlage, mit der wir die Daten unterschiedlich anzeigen können. Damit lassen sich verschiedene Auswertungen erstellen, die, wenn sie mal erstellt sind, per Knopfdruck aktualisiert werden können und uns wieder die aktuellen Daten anzeigen.
Die Grundlagen der Pivot-Tabellen Erstellung habe ich dir in einem Video aufgezeigt: Pivot-Tabellen Grundlagen
Pivot-Tabellen eignen sich hervorragend für einfache Auswertungen und deren Grafischen Darstellung. Wenn du komplexere Auswertungen brauchst, empfiehlt sich allerdings PowerBI.
PowerQuery
Manchmal befinden sich Daten, die wir für eine Auswertung oder Zusammenfassung benötigen, in unterschiedlichen Dateien. Die meisten würden hier diese Daten einfach manuell kopieren und in der Zieldatei einfügen. Dafür gibt es aber eine einfachere Lösung: PowerQuery oder abgekürzt PQ. Mit dieser Funktion können Dateien verknüpft werden und PQ zieht dann automatisch die Daten in die Zieldatei. Mit PQ können wir Dateien so weit automatisieren, dass wir sie nur noch per Knopfdruck aktualisieren müssen und die aktuellsten Daten ausgegeben werden.
Wir können “unbegrenzt” Dateien in den Quellen verbinden, hier musst du einfach bedenken, je mehr Verknüpfungen und Daten vorhanden sind, umso langsamer und fehleranfälliger wird das Konstrukt. Lieber zwei oder drei spezifische Zieldateien, als eine grosse anlegen.
Wie du PowerQuery anwenden kannst, zeige ich dir hier: [Link folgt]
PowerBI
PowerBI ist eine kraftvolle Anwendung, mit der du komplexe und vielschichtige Auswertungen erstellen kannst. PowerBI ist eine eigenständige Anwendung von Microsoft. Hier kannst du eine Excel Datei verknüpfen und anschliessend entweder vorgefertigte Auswertungen und Grafiken erstellen oder einfach deine eigenen aufbauen und gestalten.
Wie PowerBI funktioniert, zeige ich dir hier: [Link folgt]
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Du siehst, es gibt viele Möglichkeiten, wie wir die Datenerfassung und Auswertung in Excel vereinfachen und automatisieren können. Du kannst entweder einzelne Methoden für dich umsetzen oder mehrere miteinander kombinieren. Jede Datei ist individuell aufgebaut und ich kann dir hier leider keine Standardlösung anbieten. Probiere einfach die verschiedenen Methoden für dich aus, um festzustellen, welche am besten geeignet sind.
Bevor du aber damit beginnst, deine Datei zu bearbeiten, möchte ich dir aus eigenen Erfahrungen folgenden Rat mitgeben: Arbeite mit einer Kopie der Datei. Denn wenn etwas schief laufen sollte, hast du immer noch deine Original Datei, damit du im Worstcase nicht alles von 0 an wieder aufbauen musst oder sogar wichtige Daten verlierst.
Falls du Fragen hast, oder Unterstützung brauchst, komm doch ins ConsiVerse, dann können wir dir dabei helfen, das beste aus deiner Datei herauszuholen.