Vor allem als Selbstständige ist man überall gleichzeitig und doch nirgendwo richtig… Anrufe, Mitarbeiter die Fragen haben, zig offene Aufgaben, einen vollen Kopf und ständig Termine.
Da gehen schnell mal wichtige Dinge unter, Überstunden sind vorprogrammiert, Familie, Freunde und Hobbies werden vernachlässsigt. Von der Gesundheit reden wir gar nicht erst. Oft haben wir das Gefühl, dass wir uns nie konzentrieren und ausklinken können, da wir überall gebraucht werden.
In diesem Beitrag möchte ich dir ein paar Ideen und Vorschläge an die Hand geben, damit du für dich Räume schaffen kannst, in denen du ungestört deine Aufgaben erledigen kannst. Und es ist machbar! Jeder, wirklich jeder, kann sich solche Räume schaffen. Wenn nicht, dann sorry but not sorry, nimmst du dich etwas zu wichtig… (ich nehme kein Blatt vor den Mund, damit musst du dich abfinden… es geht hier um deine Gesundheit und einen besseren Büralltag. Das kommt dir zu Gute und dafür braucht es keine Kuschelpolitik 😏)
1. Zeit definieren
Wie viel Zeit benötigst du pro Tag oder Woche für deine Aufgaben? Anhand dieser Schätzung kannst du die Dauer deiner Blockzeiten festlegen. In der Regel sagt man, dass eine Stunde pro Tag optimal ist, um fokussiert zu arbeiten. Wenn du mehr brauchst, ist es auch nicht schlimm. Du kannst zum Beispiel auch nur an zwei Tagen Fokus Blöcke à 2 Stunden setzen. Da musst du für dich selbst herausfinden, was dir am besten dient.
2. Geeignetes Zeitfenster finden
Nicht jeder Tag eignet sich für Fokus Zeiten und auch nicht immer die selben Tageszeiten. Manche Tage sind immer voll mit Terminen oder stark frequentiert. Falls du noch kein Muster hast, beobachte und notiere dir über 2 – 3 Wochen, an welchem Wochentag und/oder Tageszeiten am meisten los ist. Nimm dann die Tage und Tageszeiten, die am ruhigsten sind.
3. Mitarbeiter informieren / Telefon abschalten
Wenn du Mitarbeiter hast, dann informiere sie über deine zuvor festgelegten Blockzeiten. Gestört werden darf nur, wenn das Gebäude explodiert oder die Firma untergeht… Also, hoffentlich nie. Wenn ein Mitarbeiter die 1 – 2 Stunden nicht ohne dich auskommt, solltest du dringend deinen Führungsstil hinterfragen.
Aktiviere an deinem Telefon die Mailbox mit einem Hinweis an den Anrufer. “Ich bin momentan nicht erreichbar. Bitte hinterlasse eine Nachricht und Telefonnummer, ich rufe zurück, sobald ich wieder verfügbar bin”. Sollte ein Notfall eintreffen, überlege dir, ob eine zweite Nummer für Notfälle nicht sowieso sinnvoll wäre und übergib das Telefon inklusive Anleitung / Anweisung einem Mitarbeiter.
Das Telefon auf Stumm schalten, in die Schublade, Teams ausschalten oder auf “nicht stören” umstellen und alles, was ablenkt weglegen.
4. Definierte Blockzeit voll ausnutzen
Nutze die Blockzeiten wirklich aus. Sollte doch jemand stören, weise ihn darauf hin. Setze die Blockzeiten auch in deinen Kalender, damit ihn die Mitarbeiter sehen können. Ein Schild an die Türe oder auf den Tisch mit “bitte nicht stören”. So kannst du effektiv und produktiv deine Aufgaben erledigen.
Das sorgt auf Dauer nicht nur für eine klare Struktur, sondern hilft auch dir, den Kopf frei zu halten und dich ausserhalb der Blockzeiten auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren.
Wenn du das konsequent durch ziehst, wirst du mit der Zeit immer schneller deine Aufgaben erledigen und die damit gewonnene Zeit in deine Freizeit investieren können.
Nur zu, es lohnt sich und ist definitiv umsetzbar.